Lê Thành Nhân: lethanhnhan@vietquoc.org:

Là một thành viên của bất cứ tổ chức, cộng đồng, hoặc cơ sở thương mại nào, thuật ngoại giao và cách giao tế, nói nôm na đó là hai lãnh vực quan trọng về nghệ thuật vận động quần chúng cũng như đắc nhân tâm với mọi người, làm con người dễ hòa nhập nhau hơn.  Nó mang ý nghĩa trọng đại đối với một chiến sĩ đấu tranh, hoặc một người bình thường của thời đại ngày nay.  Trong những buổi lễ hội cũng như trong sự giao thiệp hằng ngày, giao tế đóng vai trò rất quan trọng, quyết định sự thành bại của lễ hội, vận động quần chúng và sự thành công trên thương trường v.v.. Giao tế với phong thái chuẩn mực sẽ giúp cho đối tượng có cảm tình và tôn trọng mình, từ đó mối quan hệ giữa cá nhân/tổ chức/đồng bào với mình sẽ tốt đẹp hơn. Đó là sự thành công bước đầu của vận động hoặc thương mại…

Nếu phút đầu gặp gỡ không thể lọt vào “ngõ ý tâm tư” của đối tượng, tức khắc hình ảnh của mình bị đối tượng loại ra khỏi “bộ nhớ” của họ, nếu không khéo sẽ để lại vết sẹo “thành kiến” trong “bộ nhớ” của đối tượng thì càng nguy hại hơn. Les Brown một nhà hùng biện nổi tiếng của nước Mỹ đã nói: “Nghệ thuật giao tiếp là một công cụ quan trọng trong hành trình theo đuổi mục tiêu của mình, dù là với gia đình, đồng nghiệp hay khách hàng của bạn…” (Your ability to communicate is an important tool in your pursuit of your goals, whether it is with your family, your co-workers or your clients and customers…) – Les Brown.

Chúng ta hãy khắc phục những khuyết điểm và để đạt thành công bằng 10 cách sau đây:
1) Muốn tiếp xúc với đối tượng để gây thiện cảm, chúng ta phải biết:

a)  Nên chọn câu mở lời gây thiện cảm để thu hút sự chú ý của đối tượng.
b) Nếu có cơ hội nói chuyện, thì hãy nói về một chủ đề để có dịp đề cao đối tượng, dĩ nhiên không đề cao quá đáng, gặp người lão luyện sẽ đánh giá mình khác đi.
c) Nói về các đề tài có liên quan đến những vấn đề trước mắt của đối tượng.
d) Nếu biết đối tượng rành về việc gì, nên nói về sở trường của đối tượng về việc đó, chúng ta sẽ nhận lấy ngay sự thiện cảm. Ví dụ như một người có sở thích đi câu cá, mình đem câu chuyện câu cá để nói, sau đó cho họ là chuyên nghiệp về câu cá, để họ có cơ hội nói lên sự hiểu biết và kiến thức câu cá của họ. Khi chúng ta hỏi họ về cách câu cá thì họ thao thao bất tuyệt…và chắc chắn chúng ta sẽ gây được thiện cảm. Mặc dù chúng ta không phải gặp nhau về chuyện câu cá.

Danh ngôn:
– “Lời nói đẹp, đó là chi phí thấp nhất để thu lợi cao nhất.” – Ngạn ngữ Anh,
– “Điều bạn nói không quan trọng, mà quan trọng là cách bạn nói; nơi đó là dấu ấn bí mật của thời gian. (It is not what you say that matters but the manner in which you say it; there lies the secret of the ages) – William Carlos Williams

2) Những biểu hiện căn bản để tạo thiện cảm ban đầu với đối tượng:

a) Ăn mặc hợp với thời trang và tuổi tác. Thời trang ở đây là thời trang chung đang bán ở các cửa tiệm quần áo, chứ không phải thời trang trình diễn sân khấu. Trang điểm đủ để tránh tính xuề xòa, nhưng không lòe loẹt như đào kép trên sân khấu cải lương. Ăn mặc sao cho tự nhiên, sạch sẽ và trông mình có vẻ con người của thời đại. Tùy theo khung cảnh mà có cách ăn mặc khác nhau, như đi dự lễ của một hội đoàn bạn, đi dự tiệc cưới, đi đám ma, đi nói chuyện chào hàng, đi làm diễn giả, đi dự một bửa tiệc bạn bè tổ chức v.v.. đều có cách ăn mặc khác nhau cho phù hợp.

b) Đến đúng giờ để thể hiện sự nghiêm chỉnh và chứng tỏ người có khả năng tổ chức và sắp xếp thời gian rõ ràng, đồng thời nói lên được sự tôn trọng đối với đối tượng. Thông thường đến trước 10 phút. Nếu mình là khách VIP có sắp xếp chỗ ngồi của Ban Tổ Chức nên đến sớm hơn 10 phút.

c) Khi bắt tay siết nhẹ rồi buông ra, mắt nhìn thẳng vào mặt đối tượng. Tối kỵ nhất là bắt tay mà mắt thì lơ láo đang nhìn hướng khác để tìm ai đó hoặc quan sát một thứ gì, hoặc nhìn xuống đất v.v.
Về tuổi tác: người nhiều tuổi hơn đưa tay ra bắt trước, rồi người nhỏ tuổi hơn sẽ đáp lại.
Về địa vị: cấp trên đưa tay ra bắt trước thì cấp dưới mới được đưa tay ra đáp lại.
Về giới tính: chỉ khi nào phụ nữ đưa tay ra trước thì nam mới có thể bắt tay. Tuy nhiên, trong trường hợp nam giới lại là người lớn tuổi hơn thì lúc này có thể chủ động đưa tay ra trước.

d) Nở nụ cười, giọng nói thật nồng nhiệt trong lúc chào hỏi, nên mở đầu bằng chào hỏi sức khỏe…kết thúc câu chuyện bằng chúc thành công trong công việc.

e) Trong khi nói chuyện với đối tượng, không vừa nói chuyện vừa text trên cellphone, hoặc có thái độ “lăng xăng” xem cellphone quan trọng hơn đối tượng. Chắc chắn bạn sẽ tự đánh mất cơ hội gây cảm tình với người khác. Ở điểm này, nếu bạn là một tiếp viên, bạn sẽ mất khách hàng. Nếu bạn là một nhân viên nói chuyện với “boss”, bạn sẽ mất việc. Nếu bạn tiếp khách của gia đình, họ sẽ đánh giá bạn rất thấp về cung cách tiếp khách, thậm chí có thành kiến không tốt về bạn và gia đình. Đối với bạn bè, khi tiếp bạn mà mắt thì dán vào những “text chat” của cellphone thì sẽ mất bạn vì xem cellphone quan trọng hơn người bạn mình…

“Những ai có thói quen này, hãy mau mau dứt bỏ! Đây là “thói quen xấu”, được bỏ phiếu 100% đồng ý qua thăm dò ý kiến của các tạp chí nổi tiếng của Tây Phương.”

f) Trong lúc nói chuyện với đối tượng, nếu có telephone quan trọng gọi đến, thì xin lỗi đối tượng để trả lời phone. Khi trả lời phone thì nói nhỏ vừa đủ nghe, và kéo dài chừng 1 phút là tối đa, không nên để đối tượng chờ lâu. Mình sẽ bị đối tượng thất vọng…

Danh ngôn:
– Quần áo làm nên con người. Những kẻ trần truồng thì có rất ít hay không có ảnh hưởng lên xã hội. (Clothes make the man. Naked people have little or no influence on society) – Mark Twain
– Hãy ăn để thỏa mãn mình, nhưng hãy mặc để thỏa mãn người khác. (Eat to please thyself, but dress to please others) –Benjamin Franklin

3) Thái độ khi gặp gỡ:

a) Với thái độ tự tin, thật sự vui vẻ, chân thành cởi mở, tự nhiên nhưng không xuề xoà, quá bình dân để đối tượng coi thường mình, hay đối tượng nghĩ mình coi thường họ. Cũng không nên quan trọng hóa vấn đề lúc nào “mặt mày” cũng ra vẻ “quan trọng” sẽ làm cho người khác không được thoải mái họ sẽ xa lánh mình.
b) Đặc biệt lúc trao đổi, đừng tỏ ra mình khôn hơn người, chứng tỏ mình trên cơ người khác, nói nhiều không cho người khác nói NHẤT ĐỊNH THẤT BẠI… nghệ thuật “lắng nghe là một thứ tình yêu” nên áp dụng để tâm công đối tượng.
c) Tuyệt đối, rất tuyệt đối khi nói chuyện không được chỉ ngón tay trỏ thẳng vào mặt đối tượng. Chỉ có từ bị thương đến chết.
d) Khi thảo luận vấn đề gì, không được “đỏ mặt tía tai” tỏ ra “háo thắng” và “quả quyết”…Chắc chắn mình lãnh phần thua đấy (dù lý mình có thắng mà thái độ như vậy cũng chẳng thắng được gì, chọc chúng ghét). Nên nhớ, Bàn tay có mặt sấp, mặt ngửa; đồng tiền cũng có hai mặt v.v..  thì sự việc gì trên  đời này cũng có bề trái của nó, chúng ta cần bình tĩnh để lắng nghe và nhận định…

Danh ngôn:
– “Hãy suy nghĩ những điều bạn sắp nói, nhưng đừng nói hết những gì bạn nghĩ” – khuyết danh
– “Lời nói dữ dội hiếm khi hữu dụng. Sự kiên quyết thực sự tốt cho mọi thứ. Vẻ khệnh khạng chẳng tốt cho điều gì cả” (Hard words are very rarely useful. Real firmness is good for everything. Strut is good for nothing) – Alexander Hamilton
– “Con người có thể thay đổi cuộc đời mình bằng cách thay đổi thái độ của mình” (Human beings can alter their lives by altering their attitudes of mind) – William James
– “Để thành công, thái độ cũng quan trọng ngang như khả năng” (For success, attitude is equally as important as ability) – Walter Scott

4) Khiêm tốn:

a) Không nên khoe khoang cá nhân, gia đình. Cẩn thận khi nói chuyện, không phê phán, chỉ trích ai, dù mình không thích câu chuyện, phong tục, tập quán… của họ.
b) Chỉ trích người thứ ba trước mặt đối tượng (khi mình chưa thân đến mức độ để chia sẻ sự thật một người khác) thì sẽ làm cho đối tượng nghi ngờ về lòng tốt và thiện chí của mình. Sự nghi ngờ này sẽ là một chuỗi bí ẩn rất phức tạp sau này…
c) Tuyệt đối không “nói” trong lúc quá men rượu… “nhất định” sẽ dễ dàng thiêu rụi giá trị và hạ thấp phẩm giá của mình…
d) Bia rượu cần uống để giao tế, đừng để khỏi bị chê là “nam vô tửu như kỳ vô phong”. Nhưng khi uống, tuyệt đối phải kiểm soát trí óc và hành vi của mình chứ đừng để rượu bia kiểm soát hành động của mình! Nếu quá chén thì tìm nơi để nằm nghỉ hoặc thuê xe chở về nhà.

Danh ngôn:

– “Người biết ít thường nói nhiều, trong khi người biết nhiều thường nói ít” (People who know little are usually great talkers, while men who know much say little) – Jean Jacques Rousseau
– “Sự khiêm tốn là lương tri của cơ thể” (Modesty is the conscience of the body) Balzac
– “Tài năng thường được tỏa sáng trong im lặng. Kém cỏi thường tự lan tỏa bằng âm thanh.” – (Khuyết danh)
– “Khó mà tôn trọng người khác nếu bản thân không tự khiêm nhường.” (There is no respect for others without humility in one’s self) – Henri Frederic Amiel
– “Phán xét người khác không định hình con người họ. Mà nó định hình con người mình” (Judging a person does not define who they are. It defines who you are) – Khuyết danh   

5) Làm việc đúng giờ, đúng hẹn:

a) Giữ chữ tín,
b) Giữ lời hứa, giữ buổi hẹn đúng giờ,
c) Nếu vì một lý do đặc biệt nào đó mà không thể giữ được lời hứa thì phải xin lỗi và phải báo trước cho người khác biết.
d) Thói quen “không ăn đậu không phải người Mễ, không đi trễ không phải người Việt” là một thói quen rất tệ hại, phải từ bỏ ngay. Phải làm cách mạng của bản thân “đúng giờ”. Giả dụ như có 100 người trong buổi họp mà phải đợi một vài người đến trễ 10 phút thì tất cả mọi người mất 100×10 = 1000 phút tức gần 17 giờ, tức là hơn hai ngày làm việc – nhìn con số này có khủng khiếp không hỡi các bạn có thói quen đi trễ dù 10 phút!

Danh ngôn:
– “Người nào dám lãng phí một giờ đồng hồ thì chưa phát hiện ra giá trị của cuộc sống”. (A man who dares to waste one hour of time has not discovered the value of life). Charles Darwin
– “Người ta luôn có đủ thời gian nếu khéo léo sắp xếp.” (One always has time enough, if one will apply it well) – Johann Wolfgang von Goethe

6) Khi giao tiếp với đối tượng

a) Cần nên biết họ tên, ngành nghề, chức vụ… của người đó để tiện xưng hô và trò chuyện cũng như trao đổi công việc. Một người thợ giặt ủi trở thành triệu phú nhờ giỏi nhớ tên của khách hàng, đó là một nghệ thuật giao tế. Lần đầu mình chưa biết tên, nhưng lần sau khi gặp thì mình chào anh X chào chị Y tức gây được phần nào thiện cảm.
b) Lưu ý rằng khi gặp phụ nữ, không nên hỏi thăm gia cảnh, tuổi tác của họ vì rất dễ dẫn đến những tổn thương về tình cảm nếu không muốn nói đó là điều cấm kỵ trong giao tiếp với giới nữ lưu thời nay.
c) Tập tục người Việt chúng ta khác hoàn toàn với tây phương, từ cái vẫy tay mời gọi, đến tư thế ăn uống, vậy nên áp dụng cách thức của tây phương.
d) Khi giao tiếp không hỏi về đời tư cá nhân, họ cho mình thiếu lịch sự và hiểu biết tối thiểu của một con người sống trong xã hội văn minh. Nên nhớ, xâm phạm đời tư cá nhân theo luật pháp của Mỹ là không cho phép có khi bị ra tòa đi ngồi tù hay bị phạt tiền hoặc cả hai.

Danh ngôn:
– “Thời điểm nên ngừng nói là khi đối phương gật đầu nhưng không nói gì cả.” (The time to stop talking is when the other person nods his head affirmatively but says nothing.) Henry Stanley Haskins
– “Khi ứng phó với người khác, hãy nhớ rằng bạn không ứng phó với những sinh vật của lý trí, mà là những sinh vật tràn đầy định kiến, và được thúc đẩy bằng lòng kiêu hãnh và tính tự cao.” (When dealing with people, remember you are not dealing with creatures of logic, but with creatures bristling with prejudice and motivated by pride and vanity) – Dale Carnegie
– “Có thể thấy được tính cách của một người qua cách anh ta nói chuyện” (The character of a man is known from his conversations) – Menander

7) Khi hỏi đối tượng điều gì

a) Thì cần phải hỏi lịch sự và khi trả lời cũng phải trả lời lịch sự,
b) Có thể trả lời tất cả những câu hỏi mà đối tượng đề cập kể cả khi mình chưa quen biết họ.
c) Đừng hỏi về những riêng tư, tránh bàn luận về vấn đề tôn giáo, phong tục, tập quán, chính trị v.v.. không bao giờ đi đến kết cuộc, càng hỏi, càng nói càng nảy sinh những mâu thuẫn.
d) Tuyệt đối không được “nổ” chúng ta hoàn toàn bị mất chứ không gây được thiện cảm nào. Thậm chí đối tượng sẽ xa lánh ta trong lần tiếp xúc đầu tiên.

Danh ngôn:
– “lời nói đâu mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau” – châm ngôn Việt Nam
– “Người nào hay nói về mình là người chỉ nghĩ đến mình và người chỉ nghĩ đến mình là người thiếu giáo dục, dù học vấn của họ cao đến đâu chăng nữa.” – Khuyết danh
– “Thùng rỗng kêu to”  – châm ngôn Việt Nam
– “Khi nói với những kẻ thông thái nửa vời, hãy nói điều nhảm nhí. Khi nói với những kẻ dốt nát, hãy khoe khoang. Khi nói với những người khôn ngoan, hãy nhún nhường và xin họ lời khuyên” (When you talk to the half-wise, twaddle; when you talk to the ignorant, brag; when you talk to the sagacious, look very humble and ask their opinion) – Edward Bulwer Lytton 

8) Khi nhờ đối tượng làm giúp một việc gì

a) Nên nói lời cảm ơn khi nhờ ai làm gì,
b) Khi làm phật ý một người thì phải xin lỗi,
c) Tuyệt đối tránh những lời “đùa giỡn” vô ý thức làm tổn thương người khác,
d) Tuyệt đối không nên “đùa giỡn” quá lố trước những người khác giới, đôi khi gây khó chịu cho đối tượng và hạ thấp giá trị nhân phẩm của mình.

Danh ngôn:
– Lòng biết ơn thầm lặng không có mấy tác dụng với ai. (Silent gratitude isn’t much use to anyone.) – B. Stern
– Cảm thấy biết ơn và không thể hiện điều đó giống như gói quà mà không trao. (Feeling gratitude and not expressing it is like wrapping a present and not giving it) – William Arthur Ward
– Đừng bao giờ đùa giỡn với cảm xúc của người khác, bởi vì bạn có thể giành chiến thắng, nhưng hậu quả là bạn sẽ mất đi người đó. – Khuyết danh

 9) Khi mời đối tượng ăn tiệc,

a) Phải chú ý đến khẩu vị của đối tượng, nên chọn những món ăn mà đối tượng thích.
b) Nếu đối tượng nhận lời mời ăn cơm thì câu hỏi hay nhất là anh hay chị thích dùng món nào cho hợp khẩu.

Danh ngôn:
– “Món ăn chính là biểu tượng của tình yêu khi ta không tìm ra từ ngữ nào để diễn tả” – Nenchon D.Wolfelt

10) Khi nhận thư, email, bưu thiếp … phải phúc đáp ngay

a) Thói quen của người Việt chúng ta là “giữ im lặng vô tuyến” – Rất tối kỵ nếu không muốn nói là muốn chặt đứt quan hệ, hành động này ít nhất là đối tượng cho mình “bất lịch sự”
b) Tùy theo nội dung lá thư mà mình trả lời cho khéo léo, chứng tỏ sự hiểu biết và sự nhiệt tâm của mình.
c) Cố gắng tránh những lời nói dối không cần thiết, hoặc cho mình là thông thái một điều gì! Đừng bao giờ trả lời một cách bắt bẻ lý lẽ, tranh hơn thua với đối tượng.

Danh ngôn:
– “Thói quen là người vú nuôi của sai lầm.” (Habit is the nursery of errors) – Victor Hugo
– “Để thay đổi thói quen, hãy lập một quyết định lý trí, rồi thực hiện hành vi mới.” (To change a habit, make a conscious decision, then act out the new behavior) – Maxwell Maltz 

Lê Thành Nhân (8/2018)